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Como organizar um seminário

Como organizar um seminário

Seminário é uma forma de estudo que consiste na exposição e no debate de ideais sobre um determinado tema. Diferente de uma conferência, o objetivo aqui é agregar conhecimento ao assunto em destaque, sem focar na apresentação de resultados específicos. No final, o orador abre um espaço para discussão.

Tema central

O primeiro e mais importante passo para montar um evento desse tipo é a escolha de um assunto central. Esta tarefa fica a cargo da instituição que propôs o seminário, seja uma empresa, faculdade, escola técnica, congresso, etc. Mas se o evento estiver sendo planejado por um produtor contratado pela instituição, a missão dele é dar ideias de como expor esse tema, conhecer o assunto para sugerir formatos de convite, local, divulgação e até apontar brindes para os participantes.

Espaço adequado

A partir da definição do tema e do número de integrantes do público, você poderá definir o local do evento. Entretanto, é necessário mensurar a quantidade de interessados em participar, uma vez que o espaço escolhido precisa ter acessibilidade adequada e comportar todos os presentes com conforto e segurança.E o local? Dependendo do porte e do objetivo, o evento corporativo pode ser na própria empresa, porém muitas vezes o intuito é tirar o pessoal do ambiente diário e proporcioná-los uma experiência diferente. O ideal, no caso dos seminários e demais eventos educativos, é reservar o local com antecedência e limitar o número de inscrições.

Fornecedores

Para um seminário, além dos equipamentos sonoros e de vídeo, outros itens são necessários. Alimentos para o coffee-break, arranjos de flores e outros itens para decoração são alguns exemplos do que pode estar presente no evento. Para qualquer encomenda ou aluguel de materiais, faça um contato com os fornecedores com antecedência, combine preços, entregas e tenha um contrato.

Duração do encontro

O ideal é que o encontro seja bastante interativo, divertido e permita a participação de todos. Desta forma, fica também mais interessante. Por isto, planeje um cronograma para que esta interação aconteça e disponha de ações que permitam isso: debates por perguntas escritas, vídeoconferências, sugestões dos participantes, espaço para coffee-break, etc.

Equipe para controle de entrada e cerimonial

No dia do evento, você precisa ter uma equipe preparada para ajudar. Seu staff precisa estar atento ao controle de entrada do público.
O cerimonial precisa preparar como se dará a abertura, as falas e garantir a execução do seu planejamento. É necessário treinar seu staff repassando toda a programação para garantir o bom andamento do seminário.

Demais detalhes

Em seminários é costume distribuir kits informativos, com guias, cds, pastas, canetas, dentre outros itens para proporcionar maiores explicações sobre o tema. Brindes também podem ser oferecidos. E se seu evento tiver uma longa duração, um coffee break para os participantes é essencial. Mesmo que o evento seja rápido, lembre-se: cafezinho, água e banheiros não podem faltar.

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Terça, 14 Agosto 2018