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O que é burnout? Saiba como evitá-lo durante a organização dos seus eventos.

São tantos processos e operações que envolvem a organização e gerenciamento de eventos que você já nem sabe quantas noites foram mal dormidas, quantas xícaras de café você tomou ao longo do dia e quantas horas deixou de fazer uma simples pausa.

A comissão organizadora de uma empresa se empenha para alcançar a demanda de determinada empresa e fazer um congresso, seminário ou qualquer outro tipo de evento corporativo com excelência. Porém, os funcionários, cuja presença é facultativa, não demonstram interesse em comparecer. Dessa forma, o evento não atinge seus objetivos e ainda desponta como um gasto de verba para a empresa. Mas o que pode ter acontecido para a situação ter esse desfecho? A resposta é uma: falta de alinhamento entre a organização do evento e os funcionários da instituição.

Esta vistoria pré-evento tem como objetivo verificar se o local está apto a receber o seu evento e se todo o planejamento e cronograma poderão ser seguidos à risca.

É aí que entra a importância do briefing para realizar a visita técnica. De nada adianta chegar lá no local e não saber as perguntas certas e depois ter que ficar trocando e-mails e ligações para ajustar às necessidades. 

1. Verifique a acessibilidade

Em todos os sentidos, seja em relação ao deslocamento até o local, como estacionamento e fluxo do trânsito em horários de pico, até o acesso de pessoas com deficiência. Isso, você já pode ser conferido enquanto está indo até o espaço proposto.

2. Perceba o local 

Sempre que chegamos em algum lugar, é possível perceber a estrutura física e humana, como são os banheiros, a pintura, a limpeza, o funcionamento do ar condicionado, o atendimento. Tudo isso é um diferencial para o participante no dia do evento. Não se acanhe e peça para ver tudo!

3. Leve suas necessidades por escrito

Nem sempre dá para confiar na memória, faça um checklist das suas necessidades principais, como capacidade de público, formato de evento e disposição de cadeiras, foyer para coffee break, projeção, aparelhos de áudio e vídeo e todos os detalhes que dependem do local do evento e não do organizador.

4. Verifique o economato

O economato é quando um local para eventos tem um serviço próprio de coffee break e restaurante. Alguns lugares não permitem que você leve sua própria térmica de café ou a contratação de empresas que fornecem serviços de alimentação para eventos. Deixe claro e questione se o coffee precisa ser interno, bem como as águas dos ministrantes, ou se você pode terceirizar o serviço à sua escolha.

5. Alimentação

Mesmo que o evento não ofereça alimentação (Fóruns que irão durar um dia inteiro, em que o almoço não está incluso, por exemplo), verifique se o próprio local disponibiliza restaurante e quais são os valores. Caso não ofereça, questione o que há nas proximidades. Não se esqueça que a tentativa do desconto para seus participantes sempre é válida.

6. Hospedagem

É sempre bom lembrar se você terá convidados de fora da cidade, que precisarão de hospedagem e translado. Leve em consideração a distância do aeroporto ou rodoviária, dependendo da situação, e se o local oferece estadia (às vezes o evento vai ocorrer em hotel e é legal verificar se eles oferecem um desconto nos apartamentos, afinal você vai levar um grupo de possíveis hóspedes para realizar seu evento!). 

Ao final da visita, sempre é importante oficializar o que foi tratado pessoalmente, para que não ocorra falha na comunicação ao realizar o evento. Se o local prometeu, registre isso e cobre o combinado.

Esperamos ter ajudado e que faça ótimas escolhas e visitas técnicas no local em que acontecerá o seu evento!

Guest post escrito por Juliana Müller.

Texto extraído: https://www.eventbrite.com.br/blog/pre-evento/visita-tecnica-em-espacos-para-eventos-ds00/